Comment utiliser Google docs efficacement et gagner en productivité sans sacrifier la sécurité de nos données.
Depuis sa création, Google Docs est devenu l’un des logiciels de traitement de texte les plus populaires. Or, de nombreux internautes ignorent encore certaines fonctionnalités intégrées à ce programme en ligne.
Quelles sont les 10 astuces essentielles pour profiter pleinement de cette application ? Y a-t-il un risque à utiliser cet outil et si c’est le cas quel est le meilleur VPN pour sécuriser nos documents?
Cet article répondra à ces questions.
Google Docs, le principal concurrent de Microsoft Word
Vous n’avez jamais utilisé Google Docs ?
Google Docs est un logiciel de traitement de texte intégré à la suite bureautique de Google (regroupant également Google Sheets et Google Slides). Entièrement gratuite et accessible en ligne depuis un ordinateur, smartphone ou une tablette, cette application s’est rapidement distinguée grâce à ses fonctionnalités similaires aux possibilités offertes par Microsoft Word.
Des avantages indéniables
Disponible également en mode « hors ligne », Google Docs autorise l’ajout de modules complémentaires. Ceux-ci peuvent être téléchargés depuis une sélection vaste et variée proposée sur le Google Store. Les utilisateurs ont ainsi la possibilité d’intégrer de multiples outils spécifiques à la grammaire, l’orthographe ou encore la traduction.
De même, l’application Google Docs (disponible sur Android ou iOS) est particulièrement adaptée pour une utilisation nomade. Ce programme permet de modifier les fichiers Microsoft Office depuis avril 2019 (sans aucune conversion). La compatibilité est également un atout majeur du géant Google. Pour en savoir plus à propos de cette fonctionnalité, n’hésitez pas à consulter cet article publié sur le site Numerama.com.
Ce logiciel de traitement de texte privilégie le stockage Cloud. Evidemment, cette stratégie garantit une accessibilité permanente des fichiers sauvegardés, et ce, malgré un éventuel changement d’appareil. Enfin, la gratuité a également participé à la popularisation de Google Docs lorsque Microsoft Word nécessitait un budget non-négligeable.
10 astuces pour profiter pleinement de Google Docs
1. Modifier rapidement la taille de la taille de vos caractères
Un raccourci vous permettra de modifier rapidement la taille de votre police sans utiliser l’onglet spécifique. Pour cela, appuyez sur Ctrl + Maj. Ensuite, utilisez les touches multidirectionnelles pour définir vos préférences.
2. Rechercher une fonctionnalité
Vous ne trouvez pas une fonctionnalité sur Google Docs ? Profitez de l’outil « Recherche » accessible via l’onglet « Aide » ou appuyez sur les touches Alt + / de votre clavier. Cette fenêtre sera particulièrement utile pour les néophytes.
3. Utiliser la saisie vocale
La saisie vocale est une fonctionnalité redoutable lors de l’utilisation d’un smartphone ou d’une tablette. Ce mode nommé « Dictée » vous surprendra par sa précision. Son activation est possible via l’onglet « Outils » ou en pressant Ctrl + Maj + S.
4. Accéder à Google sans quitter votre logiciel de traitement de texte
Si vous souhaitez effectuer une recherche sur le web, appuyez sur Ctrl + Maj + Alt + I pour accéder à Google. Cette fonctionnalité pourra satisfaire les rédacteurs professionnels en manque d’inspiration.
5. Afficher la définition d’un mot
La définition d’un mot vous échappe ? Obtenez rapidement sa signification sans quitter Google Docs en appuyant sur Ctrl + Maj + Y (après avoir sélectionné le « terme » concerné).
6. Editer une image insérée
Le logiciel de traitement de texte proposé par Google intègre des outils utiles pour éditer une image insérée (recadrage, gestion de la luminosité ou transparence…). Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquez sur votre média avant de sélectionner l’onglet « Format », « Image », puis « Options de l’image ».
7. Traduire votre document
Lors d’une collaboration, il est parfois utile de traduire un texte. Pour procéder, cliquez sur l’onglet « Outils », puis sélectionnez « traduire le document ».
8. Copier et coller une mise en forme
Google Docs permet de copier la mise en forme d’un paragraphe afin de l’appliquer à d’autres éléments textuels. Il vous suffit de surligner le contenu concerné et de choisir l’icône en forme de rouleur de peinture. Enfin, définissez ces préférences en cliquant sur d’autres éléments.
9. Identifier un utilisateur et organiser une collaboration
Le logiciel de traitement de texte de Google vous permet d’identifier d’autres utilisateurs afin d’accorder la visibilité de votre document. Pour y parvenir, ajoutez un commentaire en pressant sur Ctrl + Alt + M et renseignez le nom de vos partenaires (en commençant par « @ »). Le lien de votre fichier sera automatiquement envoyé à cette personne.
10. La fonctionnalité « Publier sur le web »
Enfin, Google Docs intègre une fonctionnalité pertinente pour publier un document en ligne en intégrant automatiquement des lignes de commande HTML. Cette option est accessible depuis l’onglet « Fichier ».
Pourquoi un VPN peut vous permettre de sécuriser vos fichiers Google Docs ?
De nombreuses tentatives de phishing via Google Docs sont régulièrement recensées. Un article publié sur le site Clubic.com confirme cette information inquiétante. Il est donc recommandé d’utiliser un réseau privé virtuel pour sécuriser les fichiers stockés sur le web. Cependant, comment sélectionner un service efficace pour lutter contre la cybercriminalité ?
Il est impossible de définir le meilleur VPN. Toutefois, certaines fonctionnalités sont indispensables pour protéger vos données :
- La disponibilité de plusieurs protocoles de cryptage
- La non-conservation des registres de navigation
- La présence de l’option « Killswitch » (idéale pour automatiser une déconnexion en cas d’inaccessibilité du VPN)
Par ailleurs, il est essentiel de vérifier qu’aucune limitation liée à la bande passante n’est imposée.
Pour conclure
Les 10 astuces proposées dans cet article pourront fluidifier votre utilisation de Google Docs. Rapide, efficace et surtout gratuit, ce programme mérite amplement sa popularité. L’installation complémentaire d’un VPN boostera la sécurité de vos données.
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